İMHA PROSEDÜRÜ
A. AMACI
Bu prosedürün amacı 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na dayalı olarak kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin uygulanacak kurallar ile rol ve sorumlulukların belirlenmesidir. Bu prosedür Birlik AŞ’nin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasının ayrılmaz bir parçasıdır.
B. KAPSAMI
Prosedür, Veri Sorumlusu nezdinde tutulan kişisel verilere istinaden Veri Sorumlusu çalışanlarını, yöneticilerini, danışmanlarını kapsamaktadır.
C. TANIMLAR
Anonim hale getirme: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi, hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini,
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Kişisel verilerin silinmesi: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini,
Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,
Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.
Bilgi Sistemleri Yönetimi Bölümü: Veri Sorumlusunun kararı ile bünyesinde teşekkül eden, Bilgi İşlem Yöneticisi, Satınalma Müdürü, Kalite Müdürü ve Kalite Güvence Sorumlusundan oluşan kurulu ifade eder.
D. YÜKÜMLÜLÜKLER
Prosedürün uygulanması Bölüm tarafından gerçekleştirilir.
E. KAYIT ORTAMLARI
Kişisel veriler Birlik AŞ tarafından Tablo 1’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.
F. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
a. Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel veriler Tablo 2’de yer verilen yöntemler temel alınarak silinir.
a. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel veriler Tablo 3’te yer verilen yöntemler temel alınarak yok edilir.
c. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
G. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Aşağıdaki tabloda belirtilen verilerin saklama süreleri boyunca saklanmasından Bölüm sorumludur.
